דגשים בניהול עסק קטן.

הקמת עסק הוא רק הצעד הראשון. עכשיו מה? ניהול עסק או יוזמה עסקית מצריך תשומת לב למספר תחומים שונים אך משיקים כדי שהעסק יעלה ויצליח.


התחום הראשון הוא אנשי קשר-
אנשי הקשר בעסק הם מצד אחד הספקים, נותני השירותים (מוחשיים או לא) או התמיכה (מחשבים, משפטית או חשבונאית) ומצד שני, אנשי הקשר הם כמובן- הלקוחות! אנחנו שומעים הרבה את המשפט שהמחיר שאנו נשלם בשימור לקוח קיים קטן מהמחיר שאנו נשלם למציאת לקוח פוטנציאלי והפיכתו ללקוח קיים. ישנה חשיבות גדולה ליכולת לארגן את כל אנשי הקשר במקום אחד, באופן מסודר ונגיש כך שניתןיהיה לאתר את האדם אותו אנח מחפשים ובלי עיכובים מיותרים.חשוב שיישמר מעקב מדויק ומובנה כדי שנדע מה הבטחנו, מה תואם ומה יסופק ומתי, וזאת על מנת לוודא כי הבטחותיכם ללקוח יעמדו בציפיות של הלקוח ושביעות רצונו תהיה גבוהה ככל שניתן. כך תוכלו גם בעתיד לחזור ולשחזר ללא מאמץ או הסתמכות על הזיכרון את מה שקרה ביניכם, מה נאמר ומה תואם.
לגבי העובדים שכירים, פרילאנסים, או נותני שרות חיצוניים גם כלפיהם אנחנו מחוייבים- בעדכון ומעקב אחר תשלומים יוצאים –אם בכדי לשלם בזמן ובכך להימנע מאי נעימויות, קנסות או חס וחלילה תביעות משפטיות.
עליכם לבנות לעצמכם תכנית אשר תאפשר תזכורות שונות, כולל משימות ושיחות חוזרות ללקוחות וצריך לוודא כי תזכורות אלה תהיינה מסודרות ונגישות.

התחום השני הוא ניהול פרויקטים וניהול זמן
לרובנו תחושה שח מחסור בזמן. הרבה פעמים המחסור בזמן הוא לא "אמיתי", וניה ול עצמי טוב יותר יפנה לנו הרבה זמן. ניהול זמן בעבודת יחיד או צוות (בין אם עבודה שוטפת או פרויקט מסוים) כולל תכנון: יעדים, הגדרת לו"ז והגדרת סדרי עדיפויות. אז צריך להגדיר מטלות לכל הנושאים ברשימת סדרי העדיפויות (בסדרי העדיפויות יהיה למשל יעד "כתיבת ניוזלטר" בעוד המטרות הן: סידור הנושאים לניוזלטר, איסוף החומרים, כתיבה, הגהה, טיפול גרפי) אם יש בעסק יותר מעובד אחד מחלקים את המטלות בין העובדים, או מעבירים אותן הלאה לספקים חיצוניים, ולפי זה מארגנים את סדר העבודה וזמנים לביצוע, אותם בודקים בסוף הפרויקט, בכדי לשפר את ניהול הזמן לפני הפרויקט הבא.
סדרו את סביבת העבודה- רכזו את המידע החשוב לכם במקום אחד, תאריכי סיום קרובים של משימות ופרויקטים, מעקב אחר משימות, נושאים פתוחים לטיפול, הוצאות קרובות ועוד.
הגנו על זמנכם, תבנו מערכת תזכורות אשר תיתן לכם שקט נפשי לעבוד בלי לדאוג שמא שכחתם. אם אתם מתלבטים לגבי חלוקת מטלות לעובדים או פרילנסרים- בידקו כי הזמן שייקח לכם לבצע מטלה לא יקר יותר מהזמן, המהירות, המקצועיות והמחיר של מישהו אחר לביצוע אותה מטלה.
היו בפוקוס על מה שחשוב לכם: סדרו לכם יומן המאפשר לכם לעקוב אחרי הזמן שאתם מקדישים לכל לכל מטלה וכך תוכלו להספיק ביום עבודה יותר.
עבדו לפי סדר עדיפויות ואל תיתנו לשום משימה ליפול בין הכיסאות. עקבו אחר המטלות (יומיות, שבועיות ואחרות) מדי בוקר וארגנו סדרי עדיפויות עדכניים.
אל תברחו מהלו"ז שהקצבתם ותחסכו זמן חיוני בתפעול העסק.
היכנסו לקצב עבודה, אם צריך שימו שעון מעורר לפי הזמן שהקדשתם למטלה והקפידו מיד בסיום הזמן שהקצבתם לעבור הלאה, שיטה כזו, של "טיימר" לעבודתכם, ירגיל אתכם לעמוד בזמנים ותרגישו יותר מחוייבות להתרכז ולסיים מטלה בזמן.
היגמלו מהרגלים רעים. תפסיקו לבזבז זמן על טלפונים, אכילה, אינטרנט. כבו אותם, הרחיקו אותם מכם וצרו סביבה שקטה בה תוכלו להתמקד רק במילוי המשימה שלפניכם.


התחום השלישי הוא ניהול כספים ורווחים
עסק מצליח יכול להיתקל בקשיים גם אם השיווק הצליח, הלקוחות הגיעו והכסף נכנס. בשלב ניהול ומעקב אחר כספים יש לשים לב כי הקפדה על ניהול תקין ישפר את הרווחיות ויגדיל את יכולתך השקט הנפשי.
תנועות הכספים- תפסו שליטה על הכספים בעסק, דעו בדיוק מה ההוצאות וההכנסות החודשיות: עקבו אחר תשלומים, חשבו נכון ובדייקנות את הסכומים לגביה מהלקוחות- בין אם החיוב הנו גלובלי או לפי שעה. נהלו נכון את הגבייה ודעו בדיוק כמה כסף חייבים לכם הלקוחות שלכם.
שלטו בחשבון הבנק!!! בנו מערכת תזכורות להפקדת צ'קים דחויים והתראות על תאריכי פירעון של תשלומים ששולמו.
הפקת חשבוניות- תארגנו מערכת תזכורות בנוגע לחשבוניות עבור שירותים שסיפקתם ותזכורות על חשבוניות שלא שולמו.
תשלום משכורות לעובדים ולקבלני משנה- תחשבו בדיוק ובזמן כמה לשלם לעובדים והפרילנסרים שעובדים עבור העסק.

התחום הרביעי: שמרו על קשר!!!
גם אם "ניהלתם" את כל מה שקשור ללקוחות של העסק: וידאתם כי קיימתם את מה שהבטחתם, סיפקתם בזמן, חזרתם אליהם בטלפון, סייעתם, ואפילו גביתם תשלום- עכשיו תשמרו איתם על קשר. עכשיו תזכירו להם אתכם ואת , היו נוכחים בחייהםהאינטראקציה החיובית שהייתה להם איתכם- ברשתות חברתיות, בעדכוני מייל המברכים אותם ביום הולדתם או בחגים, או בניוזלטר תקופתי שעשוי לעורר בהם עניין לשוב ולבקר אתכם או את העסק. השאירו את עצמכם בתמונה ואת לקוחותיכם – שלכם!

סנזיי, שלוט בעסק שלך. מקסם את הרווח שלך