אומנות בניית הארועים

באם חברתכם הטובה מתחתנת ועליכם הוטל לארגן את מסיבת הרווקות, או שיש לה/לו יום הולדת שאתם רוצה לעשותו מיוחד, או יום נישואין, מסיבת אירוסין או כל אירוע אחר שמוטל עליכם לבנותו מאפס, ואתם ממש עומדים בייאוש מאיפה להתחיל,
הרשו לנו לתת לכם כמה עצות טובות שיעזרו לכם לצלוח את המאורע בגדול - אבל אזהרה חמורה - קרוב לודאי שמעכשיו תהיו אחראים על כל האירועים של החבר‘ה...
הקהל המשתתף - או - אז מי מגיע?
ראשית, הדבר החשוב ביותר הינו הקהל המשתתף:
נערוך רישום מדויק לפי ג.מ.א.מ כלומר : גיל, מין אופי ומספר אנשים.
האם מגיעים חברה צעירים (לצורך העניין צעירים ברוחם גם תופס) או אנשים כבדי דעת?
האם הרוב יהיו בנות / בנים / מעורב?
האם הקהל הוא כיפי שזורם או אנשים שמצפים למשהו מאוד מובנה ומשכיל?
כמה אנשים יהיו נוכחים באירוע? האם זה אירוע מצומצם עד 15 - 20 איש או שמא
מסיבה של 50 איש?

כיצד לבחור פעילות מתאימה- או - מה יעשה את הערב?
לאחר שסדרנו לנו בראש (ומאוד רצוי גם על נייר) את אופי וגודל הקהל, הגיע הזמן לקבוע את אופי הפעילות.
הפעילות הנבחרת הינה תוצר ישיר של אופי הקהל המשתתף וגודלו. ישנן פעילויות שתתאמנה בעיקר לקהל קטן עד 20 איש כגון סדנאות יעוץ/טיפול למיניהן (פנג שווי, טארוט, טיפול אלטרנטיבי, אסטרולוג, יצירה, יעוץ תדמיתי, סדנאות שף)
ישנן פעילויות שתתאמנה גם לקהל קטן וגם לקהל גדול אך ישאו אופי מעט שונה בכל פעם כגון: מספר סיפורים, סקסולוג, יוגה צחוק, דיון פוליטי, סדנת תקשורת בינאישית.
וישנן פעילויות שמקבלות את הכיף האמיתי בעיקר אם קהל גדול - קריוקי, שירה בציבור, חפלה מזרחית עם ריקודי בטן, סדנת תקשורת בינאישית, יוגה צחוק.
לאופי הקהל חשיבות עצומה:
אנשים ”כבדים“ ילכו לאיבוד בפעילות רבת רעש ובלאגן, וקרוב לודאי שלא ישתפו פעולה, ויהרסו את הערב עבור עצמם ועבורכם. לכן, אם זהו רוב הקהל שלכם , התאימו לו פעילות מתונה ומשכילה, כגון סדנת תקשורת בינאישית, הרצאה מעניינת, דיון מונחה על ענייני היום או אפילו יצירה עם תובנה.
אם הקהל שלכם ”קפצוני“ - הוא ימות משעמום, אם יאלץ לשבת ערב שלם לשמוע משהו ויהי זה הדבר הכי מעניין בעולם! קהל כזה צריך אקשן (רצוי שזה גם מה שיקבל אם אתם רוצים להיות מוצפים במחמאות בשבוע הקרוב).
אם הקהל שלכם באווירת ”שנטי“ ופינוק, סדנאות של טיפולים אלטרנטיביים, יוגה צחוק, סקסולוגית או יועצת תדמית יעשו לו (ולכם) את הערב ויבטיחו הנאה מלאה של כולם.

ואיפה נעשה את זה ?
לאחר שסדרנו לנו בראש (ומאוד רצוי גם על נייר) את אופי הקהל ואופי הפעילות הגיע הזמן לקבוע את המקום.
המקום נקבע בהתאם לשני סטנדרטים: גודל קהל ואופי הפעילות.
באם בתכנון משהו קטן ואינטימי עם מפעיל, שפעילותו מצריכה השתתפות של הקהל כגון סקסולוג / יועץ טארוט / אסטרולוג וכו‘ נבחר מקום אינטימי כגון בבית של אחד החבר‘ה או לחלופין מסעדה המאפשרת חדר אינטימי הסגור רק לכם (והכוונה אינה לחלל פתוח, שבו תוכלו לראות ולשמוע את הסביבה והסביבה אתכם. אלא חדר הסגור בדלת ומופרד לחלוטין משאר הלקוחות).
באם בתכנון משהו, גדול מלא אנשים ושמח כגון: קריוקי, ריקודי בטן, יוגה צחוק או מספר סיפורים - נדרש מקום נרחב ופתוח כגון סלון ענק/ חצר בבית של מישהו, או לחלופין אולם קטן שניתן להשכרה או מסעדה שתסגור עצמה רק למענכם לאותו ערב (הרי לא תרצו לחלוק את החוויות אם אנשים שלא קשורים לעניין).
הערה חשובה, באם הוחלט לערוך את הפעילות בבית/חצר, או לחלופין באולם ללא מזון רצוי לתאם עם קייטרינג על נושא התקרובת, כי כפי שנאמר הדרך ללב עוברת דרך הקיבה וכמה שתשתדלו, אם לא יהיו אוכל ושתייה טובה להרים את המורל - אז .....

פרטים אחרונים אבל מאוד חשובים...
השלב הבא הוא כמובן סגירת הקצוות:
קביעת תאריך מתאים (רצוי לבדוק שלבעל השמחה אין משהו מתוכנן כגון נסיעה לחול באותו יום או ישיבה בלתי נגמרת)
סגירה עם המפעיל (ובקאורית אנחנו פה לשירותכם בכל עת לנושא זה)
סגירה עם המקום (במידה והוחלט לא לערוך את הפעילות בבית/חצר)
סגירה עם קייטרינג לגבי תפריט והבאת המנות (האם יש מטבח במקום או לא, האם יש צורך בכלים של הקייטרינג או שמא יש לכם כאלו (המלצה עדיף לקחת את הכלים מהקייטרינג כי למי יש כוח לשטוף כלים אחרי מסיבה?) האם יש צורך בריהוט לישיבה או בופה? איזה סוג מזון בשרי או חלבי? קינוחים כן או לא, ואם כן איזה...
הזמנת האורחים - רצוי גם בעל פה וגם בכתב (מייל גם יכול לעשות את העבודה) ווידוא הגעה, חשוב מאוד לדעת כמה יגיעו בפועל שלא תטרחו ובסוף יגיעו 4 חבר‘ה כולל בעל השמחה ואתם...
ולבסוף יומיים לפני האירוע יש לוודא סופית פרטים אחרונים:
טלפון למפעיל - לוודא שיודע את הכתובת ואיך להגיע, רצוי להשאיר לו לפחות 2 ניידים שלכם ושל עוד חבר למקרה של התברברות בשטח.
טלפון למקום - שהכול מוכן וסגור לקראתכם.
טלפון לקייטרינג- (במידה והזמנתם) שהם מכינים את מה שביקשתם, רצוי לתאם איתם הגעה לפחות שעתיים לפני שכולם מגיעים. גם להם לתת לפחות 2 מספרי ניידים לצורך מניעת התברברות.
רצוי מאוד טלפון / מייל תזכורת למוזמנים למניעת פדיחות.
ביום האירוע עצמו:
לא יזיק סבב טלפונים נוסף רק למען הביטחון, ואז רגועים ושלווים שעשיתם הכול כמו שצריך תיהנו מהאירוע - מגיע לכם!
ואל תשכחו, לאורך כל הדרך, אנו בקאורית נמצאים כאן בשבילכם על מנת לעשות לכם חיים קלים אז שיהיה במזל טוב וניפגש באירוע הבא....

IRIS@KAURIT.CO.IL